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Cómo crear y enviar una factura electrónica con Facturae paso a paso

Muchas pymes y autónomos realizan trabajos para diferentes administraciones públicas. En muchos casos se trata de pequeños encargos y que lógicamente tienen que cobrar. Para evitar que estas facturas quedaran olvidadas en los cajones se montó el sistema Facturae para la creación y remisión de facturas electrónicas a la administración de forma obligatoria.

El problema es que muchas empresas lo utilizan muy de vez en cuando y siempre genera dudas. Por eso vamos a ver cómo crear y enviar una factura electrónica con Facturae paso a paso, algo que nos debe ahorrar tiempo y muchos dolores de cabeza para la presentación de la factura.

Facturae, descarga e instalación del programa

Para las pequeñas empresas y autónomos lo más sencillo es descargar el programa de Facturae del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, que está disponible tanto para Windows, como para Linux o Mac.

La instalación se completa en unos pocos clic, sin mayor misterio. Entre los requisitos para hacerlo con éxito es necesario tener instalado Java. Una vez que lo tenemos en marcha es hora de recopilar los datos necesarios para crear una factura.

Creación de una factura a través de Facturae

Crear Facurae

El primer paso que tenemos que hacer es completar todos los datos del emisor. En este caso es sencillo, porque son los datos de nuestra empresa que factura o del autónomo que lo hace. Hay que dar de alta al emisor, ya que podemos tener varios, con los datos básicos como en cualquier otro programa de facturación, el NIF o CIF, la Razón Social, los datos de dirección y en principio no es obligatorio nada más.

El segundo paso es registrar al receptor. En este caso se trata de la administración a la que vamos a facturar. Igual que antes necesitamos CIF, Razón Social y datos de dirección. Pero en este caso es obligatorio completar los datos de FACe, que en la mayoría de los casos son desconocidos por las empresas.

Nos los tiene que proporcionar la administración a la que facturamos y se trata de:

  • Órgano gestor
  • Unidad tramitadora
  • Oficina contable
Datos Facturae

En las administraciones más pequeñas pueden ser coincidentes, ya que un ayuntamiento pequeño solo tendrá un órgano gestor, una unidad tramitadora y una oficina contable. No ocurre lo mismo si facturamos a una administración autonómica, por ejemplo. Nos los deben proporcionar ellos mismos.

Existe la opción de buscar a través del icono de la lupa la administración que nos corresponde. Pero para qué funcione, el certificado con el que vamos a firmar la factura tiene que estar dado de alta en FACe, un trámite que muy pocos autónomos y pymes que facturan a una administración pública esporádicamente completan.

Error Face

Los siguientes pasos ya son más sencillos para la mayoría de las empresas pues son conceptos comunes en todas la facturas, como el concepto, importe si tiene o no descuento o el tipo de IVA que se aplica en su caso, entre otras opciones.

Facturae Importe

Completados todos los campos y revisado que todo está correcto llega el momento de firmar dicha factura. Es imprescindible disponer de un certificado electrónico para poder remitir la factura, que debería ser del administrador de la empresa o en caso de un autónomo el de persona física.

Remisión de la factura a través de FACe

Una vez que tenemos la factura realizada y firmada ya aparecerá en el programa como factura emitida. El siguiente paso sería remitirla a la administración correspondiente a través de FACe. Como en el caso anterior de la búsqueda del órgano, si nuestro certificado electrónico no está dado de alta en FACE no podemos hacerlo directamente desde Facturae.

Face Remite Factura

La solución en este caso es sencilla ya que basta con acudir a la página de FACe, donde nos aparece claramente la opción de enviar nuestras facturas. El proceso es muy sencillo y lo podemos hacer identificándonos a través de la plataforma Cl@ve, Certificado electrónico o DNIe.

Una vez identificados sólo tenemos que facilitar algunos datos, como correo electrónico, podemos subir archivos anexos, donde la mayoría de las empresas aprovechan para subir su factura generada con sus programa de facturación habitual o cualquier otro que consideren necesario.

También hay que añadir el fichero generado con FACTURAe, en el apartado de Factura. Una vez completado todo basta con pulsar el botón de remitir factura para que llegue a la administración correspondiente. Después tendremos la opción de consulta para ver en qué punto está la tramitación del cobro.

Face Anexos

Lo cierto es que para la mayoría de autónomos y empresas pequeñas supone un engorro la remisión de facturas a través de esta vía, sobre todo porque no utilizan esta fórmula más que esporádicamente. Sin embargo tiene una gran ventaja, ya que los tiempos de cobro se han agilizado y ya no se quedan facturas olvidadas en un cajón durante meses.

Fuente: Pymes y Autonomos

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